تکنیک دوم: برای هر روز از قبل برنامه‌ریزی کنید
آلن لاکین: «برنامه‌ریزی یعنی آوردن آینده به زمان حال تا بتوانید همین الان کاری برایش انجام دهید.»
حتماً این سؤال قدیمی را شنیده‌اید که : «فیل را چطور می‌خورند؟» که البته جوابش این است:«لقمه لقمه!»
حالا کارهای مهم را چگونه انجام می‌دهید؟ مطمئناً اول آنرا به فعالیتهای کوچکتر تقسیم کرده و سپس با اولی شروع می‌کنید.
ذهن شما، قدرتمند‌ترین ابزار شما برای غلبه بر سستی و تعلل و افزایش بهره‌وری شماست. توانایی شما در تعیین هدف و برنامه‌ریزی و اقدام به آنها مسیر زندگی شما را مشخص می‌کند. همین فکر کردن و برنامه‌ریزی کردن تواناییهای ذهنی شما را آزاد می‌سازد و خلاقیت شما را به حرکت درمی‌آورد و انرژیهای ذهنی و جسمی شما را افزایش می‌دهد.
برعکس، همانطور که الکس مکنزی می‌گوید: «اقدام بدون برنامه‌ریزی، علت همه شکستهاست.»
هر قدر برنامه‌ی بهتری داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید بر سستی و تعلل غلبه کنید. یکی از مهم‌ترین هدفهای شما در کار باید این باشد که در ازای سرمای‌گذاری جسمی و عاطفی و ذهنی‌تان بیشترین بازدهی ممکن را به دست آوردید. هر یک دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریز می‌کنید، ده دقیقه در حین اجرای برنامه صرفه‌جویی می‌کنید. برنامه‌ریزی کارهای روزانه فقط حدود ده تا دوازده دقیقه از وقت شما را می‌گیرد ولی با این سرمایه‌گذاری کوچک در وقت می‌توانید دست کم حدود دو ساعت از وقتی را که در طی روز تلف می‌کنید یا به پراکنده‌کاری می‌پردازید، صرفه‌جویی کنید.
شاید با فرمول شش P آشنا باشید: «Proper prior Planning Prevents Poor Performance»
یعنی: «برنامه‌ریزی قبلی مناسب، مانع عملکرد ضعیف می‌شود.»
برنامه‌ریزی کار بسیار ساده‌ای است. تنها چیزی که لازم دارید یک صفحه کاغذ و یک قلم است. همیشه کارها را از روی یک فهرست انجام دهید. هر کار جدیدی که پیش می‌آید آن را قبل از انجام دادنش به فهرست اضافه کنید. از همان اولین روزی که کارهای خود را برای همیشه از روی فهرست آغاز کنید. میزان بهره‌وری و بازدهی شما 25 درصد یا بیشتر افزایش می‌یابد.
فهرست کارهای روز بعد را، از شب قبل، و پس از تمام شدن کار روزانه تهیه کنید. ابتدا کارهایی را که هنوز تمام نکرده‌اید و سپس کارهایی را که باید روز بعد انجام دهید وارد فهرست کنید. وقتی که فهرست کارهایتان را از شب قبل تهیه می‌کنید، ضمیر ناخودآگاه شما در تمام مدت خواب، روی این فهرست کار می‌کند. وقتی که بیدار می‌شوید ایده‌ها و آگاهیهایی دارید که با استفاده از آنها می‌توانید کارتان را بهتر و سریع‌تر از آنچه در آغاز تصور می‌کردید انجام دهید.
به ترتیب زیر عمل کنید:
1) یک فهرست اصلی تهیه کنید که در آن همه کارهایی را که فکر می‌کنید می‌خواهید درآینده انجام دهید ثبت کنید. بعداً می‌توانید اقلام این فهرست را مرتب کنید.
2) یک فهرست ماهانه داشته باشید که آن را در پایان هر ماه برای ماه آینده تهیه کنید. این فهرست احتمالاً حاوی اقلامی است که از فهرست اصلی به آن منتقل کرده‌اید.
3) یک فهرست هفتگی داشته باشید که در آن تمام هفته‌تان را پیشاپیش برنامه‌ریزی کنید. این فهرست همانطور که در طول هفته مشغول امور جاری هستید تکمیل می‌شود.
4) سرانجام، باید اقلامی از فهرستهای ماهانه و هفتگی را به فهرست روزانه خود منتقل کنید. این موارد کارهای معینی هستند که باید در روز بعد به اتمام برسانید.
درطی روز، همانطور که پیش می‌روید، در فهرست روزانه کارهایی را که به انجام می‌رسانید تیک بزنید. این عمل در شما احساس موفقیت و حرکت به جلو ایجاد می‌کند. وقتی می‌بینید که دارید مطابق فهرست خود پیش می‌روید انگیزه و انرژی پیدا می‌کنید. این عمل اعتماد بنفس شما را افزایش می‌دهد و کمک می‌کند تا بر سستی و تعلل غلبه کنید.
همچنانکه به طور منظم از روی فهرستهای خود کار می کنید احساس پیشرفت مثبت در شما تقویت می‌شد و همین شما را قادر می‌سازد برسستی و تعلل خود غلبه کنید. این احساس پیشرفت انرژی بیشتری به شما می‌دهد و شما را در سراسر روز به کار وامی‌دارد.
یکی از مهم‌ترین قواعد کارآیی فردی قاعده 10 به 90 است. این قاعده می‌گوید: همان 10 درصد وقت اولیه‌ای که قبل از شروع به اقدام صرف برنامه‌ریزی و تنظیم کار خود می‌کنید به اندازه 90 درصد از وقتی را که صرف انجام دادن ان کار می‌کنید صرفه‌جویی می‌کند. کافی است قاعده را یک بار آزمایش کنید تا به شما ثابت شود.
نتیجه:
وقتی پروژه‌ای در پیش دارید، هر پروژه‌ای که باشد، اول فهرستی از تمام مراحلی که باید برای اتمام آن از ابتدا تا انتها طی شود تهیه کنید. کارهای پروژه را به ترتیب اولویت‌بندی و توالی مرتب کنید. همه را روی یک صفحه کاغذ یا در کامپیوتر وارد کنید تا بتوانید ببینید. آنوقت یکی‌یکی برای انجام دادن کارها اقدام کنید. از حجم کارهایی که با این روش انجام می‌گیرد حیرت خواهید کرد.
| 
